はじめに
こんにちは！リクロスの木藤です。
今回は、1日の中で自治体へ架電してもよい時間帯について書いていきます。
自治体では、通常8:30～17:15あたりが執務時間とされることが多いです。自治体や部署によって若干の違いはあるものの、多くはこの範囲内で業務を行っています。
しかし、単に「執務時間内であればいつでも大丈夫」というわけではありませんので、自治体職員と自治体営業の両方を経験した私なりに考えをまとめます。
それでは見ていきましょう！
避けたい時間帯
先にお伝えすると、弊社では8:30～17:15の営業時間のうち、9:00～17:00（12:00～13:00を除く）を自治体営業OK時間としています。
言い換えると、朝イチ、昼休み、夕方以降を避けたい時間と設定しています。
朝イチ（8:30～9:00）
朝礼やミーティング、朝のメールチェックなどが重なりやすい時間帯です。
あくまで顧客（電話）対応優先なので電話には出てもらえますが、朝礼中に営業されると印象がマイナスになる恐れがあるでしょう。
昼休み（12:00～13:00）
電話対応のために部署に職員が何名か残っていることが多く電話には出てもらえますが、休憩中であることが多いので営業するのは控えましょう。
夕方（17:00～）
17時以降は公務の終業時間に差しかかり、帰宅準備される方などが増える時間帯です。
「早く切り上げたい」という空気感がある場合もあり、十分な時間を割いて話を聞いてもらいづらいでしょう。
その他注意点
時期はもちろん考慮する
年度末（3月）や年度初め（4月）などは予算の執行や新年度準備、人事異動などで職員が非常に忙しくなります。
こういった時期は営業時間に関わらず新規アプローチを控えましょう。
窓口部署は昼休みを交代で取っている
住民対応が必須となる窓口部署は、昼休みの時間帯も交代制で対応しているケースが多いです。
12:00～13:00だけでなくその前後も休憩中の可能性が高まります。
配慮は必要だが遠慮しすぎない
昼休みに入っている可能性があるからといって、11:00～12:00や13:00～14:00までを営業時間から外すのはもったいないと思います。
配慮はもちろん大事ですが、必要以上に遠慮せず、ピュアセールスタイム（顧客と直接的なやりとりができる時間）をしっかり確保しましょう。
受注後など関係がある場合は夕方以降もOKなことも
受注しているなどすでに担当者との信頼関係が構築されている場合や、どうしても急ぎの連絡が必要な場合は、夕方以降に連絡しても対応してもらえるケースもあります。
相手との関係性も踏まえ、メールなども含めコミュニケーションを取ってみてください。
最後に
自治体への営業は「相手の状況やタイミングをどれだけ配慮できるか」がポイントで、朝イチや昼休み、退庁時間帯など、避けたほうが良い時間は確かにあります。
しかし、遠慮しすぎてしまうとアポイントなどの機会を逃してしまうこともあります。
上記でお伝えした時間帯や注意点を踏まえつつ、担当部署の実情を少しずつ把握し、最適な時間帯に電話をかけてみてください。すでにある程度の関係性が築けている場合や、急ぎの案件である場合は、時間帯を柔軟に変えることで対応してもらえるケースもあります。
少しでもご参考になれば幸いです。
