意中の一社に決定させるためのアクションとは？自治体経験者に聞きました！

はじめに

こんにちは！リクロスの木藤です。

今回は、自治体職員が意中の一社に決定させるためのアクションをお伝えします。

この記事を書くにあたって、これまで公務員インタビューを受けてくださった方を中心に、複数の自治体経験者にご協力いただきました。

「うちの自治体ではそれはない」「昔はそういうことあったらしいね」といった内容も含まれていますが、記事全体としてお伝えしたいことは、「この事業者様にお願いしたいな」と思われるほど信頼関係構築することの重要性です。

また、意中の一社になれなくても諦めなくていいことは以前別の記事に書きました。

これから書く内容は、自治体職員の行動を規定するルール上、良くも悪くも問題ないことがほとんどです（ルール違反したら当然懲戒処分です）。

自治体ビジネスのリアルとして本記事の内容を把握していただければと思います。

よろしくお願いいたします！

意中の一社に決定させるためのアクション

予算要求前

①他社のアプローチを拒否する

意中の一社が決まっている段階で、他社の話を積極的には聞かない方もいます。民間も同様ですよね。

ルールで「可能な限り3社以上の見積書を集めた上で予算要求すること」のように定める自治体もあるかと思いますが、3社とみっちり打ち合わせする縛りはありません。

ルールを守った上で余計な労力をかけないことは、人件費削減できるという意味でも、悪くないことだと思います。

②他社に見積書を依頼しない

意中の一社がいて、かつ、3社の見積書を集めればOKであれば、わざわざそれ以上の見積書を集める方は少数でしょう。

③意中の一社に見積書を集めてきてもらう（見積もり合わせOKな企業を確認する）

個人的に「こんなのもあるんだ」と驚きましたが、こちらの内容も自治体経験者の方が教えてくれました。

談合は当然不正ですが、意中の一社に見積書を集めてきてもらう分には、ルール上たしかにできそうです。

④他社に仕様書をチェックしてもらわない

こちらは鉄板ですね。

わざわざ他社に期待させてもいけないですし、何社からも仕様書をチェックしてもらうと手間もかかります。

ただし、企業から「よろしければ仕様書確認しましょうか？複雑な内容ですし何かあってもいけないので」といった働きかけをする分には全然構いません。

予算要求後～議会承認まで

⑤予算要求している旨を伝えない

予算要求しているかどうかは職員によって言う言わない分かれる印象です。職員の方の発言通りに受け取ってはいけません。

意中の一社であっても予算要求している旨を伝えないことも全然あり得ます。担当者のさじ加減ですね。

予算要求後は情報提供やサポート申し出など、信頼関係構築の時期だと思って活動しましょう。

議会承認後

⑥予算が確保できたことを伝えない

予算が確保できたと伝えるとプロポーザルなどの参加者数が増えるので、意中の一社以外にわざわざ伝えないことがあります。

ルールで「予算が確保できたら見積書をもらった事業者に声かけること」とは定められていないんですよね。

人によっては「ちゃんと声をかけるべきだ」と言うでしょうが、ルールにない以上、良くも悪くも担当者の裁量になってしまいます。

⑦他社に仕様書をチェックしてもらわない

④と全く同じ内容ですが、仕様書は予算要求前と公示前の2回で仕上げていくことがあるのでこちらにも書きました。

予算要求から公示まで半年空くことも全く珍しくないので、意中の一社でなくても時間をかけて信頼関係構築し、公示前に仕様書作成に携わることもできます。

是非諦めずにアプローチしてみてください。

⑧随意契約（随契）にする

合理的に説明責任を果たせば随意契約にできることもあります。

「随意契約理由書」でネット検索すればいろいろ見れますので、是非チェックしてみてください。

良くも悪くも「え？こんな理由で随契にできるの？」といった内容が複数見つかるでしょう（もちろん監査などのチェック体制はあります）。

⑨随意契約にしないものの、参入障壁のある仕様書にする

上記のとおりやや不自然な随意契約がちらほら見られますが、もう少しマイルドなやり方として、参入障壁のある仕様書を用意して参加者数が結果的に減るパターンもあります。

⑩公示したことを伝えない

ルール上、公示を伝える義務はありません。

意中の一社がある段階で、参加できそうな企業全てにわざわざ連絡する自治体は少ないのではと思います。

⑪公示からプロポーザルまでの期間を短くする

自治体によりますが、「公示から〇〇まで1週間程度の期間があるのが望ましい」程度の運用方針を定めていることが多いと思います。

期間が短いほど公示の認知や準備が遅れ、参加者数が減る形になります。

⑫意中の一社を部署や選定委員に伝える

以前のインタビュー記事にも書いたとおり、事業者選定の時に「あの事業者そんなに市役所に来ていなかったよね」みたいな話をすることもあります。

最後に

意中の一社に決定させるためのアクションについて書いてきました。

繰り返しとなりますが、上記アクションは自治体職員の行動を規定するルール上、良くも悪くも問題ないことがほとんどです（ルール違反したら当然懲戒処分です）。

すでにご存じの内容も多かったとは思いますが、改めて整理する機会になれば幸いです。

それではまた別の記事で！