自治体営業のアポは「必ず」「その場」で取りましょうというお話

はじめに

こんにちは！リクロスの木藤です。

今回は、アポは「必ず」「その場」で取りましょうという内容を書いていきます。

なお、アポを「取る」という表現を嫌い、「いただく」を好んで使う方が一定数いらっしゃると思います。

そのことを分かったうえで、能動的なマインドの醸成のために自治体営業プラスではあえて「取る」と表現させていただきますのでご了承ください。

配慮はすべきですが、不必要な遠慮はすべきではありませんので、是非前向きにアポを取っていただければと思います。

それでは見ていきましょう！

なぜアポを「必ず」取る必要があるのか

まず、なぜアポを「必ず」取る必要があるのか。結論から申し上げますと、アポを取らなければ話が進むことはほとんどないからです。

自治体へテレアポすると、かなりの頻度で「資料を送っておいてください」と言われます。

ポジティブな面をお伝えすると、興味があろうがなかろうが資料を課内で回覧するためです。

一方でネガティブな面として、「資料を送ってください」が単純にアポの断り文句であることも多いです。特に計画やHPに特定の事業に取り組んでいることが掲載されている場合、自治体職員が事業者のアポ打診を断ってしまうと「なぜ地域のためになる提案をしているのに断るのか！」とクレームが入るリスクがあります。

私が市役所在籍時に実際にそういったクレームを受けた経験はありませんが、自治体職員としてリスクを徹底的に減らすために、角が立たない形で「資料を見て、興味があれば連絡します」といった形で伝えることが多いです。さらに言うと、「興味があれば連絡します」は「何度も連絡されると面倒だから連絡してこないでね」というニュアンスであることもあるでしょう。

「資料を送ってください」という言葉を真に受けて資料送付のみで終えてしまうと、そこからの進展はありません。

私の市役所経験や自治体営業経験から、資料が自治体に渡っただけで予算要求が進むことはほとんどないです。

なので、アポは「必ず」取るつもりで営業活動を進めましょう。一概には言えませんが、資料送付数よりかは初回アポ実施回数の方がKPIとして適している可能性が高いです。

なぜアポを「その場」で取る必要があるのか

次に、なぜアポを「その場」で取る必要があるのか。

それは単純に、メールでの日時調整にすると先方の温度感が下がったりメールが埋もれたりして、結局アポに繋がらない可能性が高まるからです。

そもそも、自治体へテレアポする際は自治体の固定電話に電話することがほとんどかと思います。

自治体職員が固定電話で対応しているということは、スケジュールを手元で確認できるということとほぼイコールです。

上長や関係者も含めてのアポ調整ではない場合、その場での日時調整を断られることは多くはないので、遠慮なく「その場」での日時調整を打診しましょう。

私が意識していること5点

自治体営業・公共営業でアポを「必ず」「その場」で確定させるために私が意識していることをお伝えします。

「このまま日時調整してよろしいですか？」と聞く

まず、アポOKの旨を返事いただけたら、シンプルに「このまま日時調整してよろしいですか？」と聞いています。

先ほども記載した通り、自治体職員が固定電話に出ていたらその場でスケジュールを確認できることがほとんどなので、遠慮なく日時調整を打診して構いません。

メールの往復を減らすことは両者にとってプラスになりますので、その場で決めてしまいましょう。

折り返しさせない

たまに自治体職員の方から「スケジュールを確認して折り返してよろしいですか？」と聞かれることもあるかと思いますが、そこから連絡が来ない場合もあるので、「私は今この場（電話）で調整できますがいかがでしょうか？」などと言うようにしています。

生産性の観点から、メールのラリーと同様、電話の回数もできるだけ増えないようにしましょう。

自治体職員の方が会議室を押さえる必要があり、会議室の空き状況を確認するために折り返しを打診される場合もあります。その場合は折り返しという形にしつつ、先方から折り返しがなければできるだけ早めに企業側から再架電しましょう。

自治体職員の方はいろいろなタスクに追われていることが多く、折り返しの電話が遅れたりそもそも忘れたりすることもあります。しっかりフォローしましょう。

メールでの調整にしない

メールでの日時調整についてはこれまでも触れていますが、メールでの日時調整は「必ず」と「その場」両方に反するやり方なので、できるだけ控えましょう。

日程調整ツールを使わない

日程調整ツールでの調整を「失礼だ」と思う方も一定数いるので、私は2025年2月時点で使わないようにしています。

そもそもメールではなく架電でアポを確定するようにしていれば、日程調整ツールの出番も減ります。

妥協してでもアポを取る

アポを「必ず」取るために、条件を妥協することも考えましょう。

条件とは具体的に、時期（今月ではなく、来月や再来月など）や時間（60分ではなく30分や15分）のことです。

信頼関係構築は営業（どころかビジネス）の基本中の基本だと思いますが、そのためにアポで「顔を見せること」は地味ですが重要な要素です。

最後に

自治体営業のアポは「必ず」「その場」で取りましょうという内容を書きました。

自治体営業のテレアポについても記事を用意していますので、併せてご覧いただければ幸いです。

また、株式会社リクロスでは自治体営業を支援しています。サービス紹介資料を用意していますので、興味をお持ちの方は以下よりダウンロードしてください。